digitale verhuis / déménagement digital

Zoals je weet verhuizen de digitale middelen van de Hamilton Bright server naar de Advantage Smollan server. Vooral achter de schermen is dit een grote klus, maar ook voor jou heeft dit een aantal gevolgen. Via mail heb je de nodige instructies ontvangen wat er van jou verwacht wordt. Om je hierin extra te ondersteunen hebben we een lijstje opgemaakt met meest gestelde vragen, waarmee we hopelijk ook jouw vraag beantwoorden.

1. Waar vind ik de handleidingen terug? 

Jouw handleiding, op basis van jouw gebruikersprofiel, ontving je via mail. Hieronder alle handleidingen nog eens op een rij (klik op de tekst om de pdf te openen):

2. Op welke tijdstippen vindt de digitale verhuis plaats? 

Op 17, 18 en 19 mei vindt de definitieve verhuis plaats. Tijdens de verhuizing op vrijdag 17 mei na 17:00, zaterdag 18 en zondag 19 mei is het gebruik van je werklaptop niet mogelijk. Vanaf 20 mei heb je volledige toegang tot de Advantage Smollan server. Dit is normaal gezien een exacte kopie van je Hamilton Bright omgeving, als je alle checks op voorhand goed gedaan hebt.

3. Wat verhuist wel mee?

Je bestanden, je mail, je Teams omgeving, je mappenstructuur, alle data die je bezit en op welke plek het staat… worden overgezet naar de nieuwe omgeving. Ook alle Teams groepen waar je lid van bent worden overgezet.

4. Wat verhuist niet mee?

Je persoonlijke lokale instellingen, zoals desktop achtergrond, e-mail handtekening, bookmarks in je browser en 1 op 1 chats in Teams worden niet mee verhuisd. Ook je lijst in Office met “recente bestanden” en in Outlook aangemaakte regels niet mee (doorsturen/verplaatsen naar mappen als, regels). Tot slot gaan Teams links of koppelingen naar bestanden niet mee. De url klopt niet meer en moet ge-update worden met de correcte link.

Plan na de migratie dus even tijd in om deze zaken terug goed te zetten.

5. Wat is mijn login?

De login waarmee je de check deed of al je bestanden correct stonden, was je tijdelijke login. Deze bestond enerzijds uit je standaard login naam aangevuld met @advsmo.onmicrosoft.com. Na de migratie (vanaf 20 mei ) gebruik je gewoon weer je originele login bijv. p.pieters@hamiltonbright.com en bijhorend wachtwoord om op je – nu definitieve – Advantage Smollan account te komen. Heb je problemen met inloggen? Neem dan contact op met de ICT Servicedesk.

6. Hoe installeer ik de Authenticator applicatie op mijn gsm?

De Microsoft Authenticator applicatie is de veiligste manier om in te loggen en is verplicht. Heb je de applicatie nog niet op je gsm staan, download hem dan meteen. De eerste 3 aanmeldingen lukken nog zonder de applicatie, maar later kan je niet meer inloggen zonder het gebruik van de app. Volg de instructies op je scherm om je Hamilton Bright account toe te voegen.

7. Wat met gedeelde bestanden en mappen (Excel, OneNote, Word, OneDrive…)?

Er zijn 2 verschillende soorten gedeelde documenten: door u en met u gedeelde documenten. Met u gedeelde bestanden, moeten na de migratie opnieuw met jou gedeeld worden door de beheerder. Door u gedeelde bestanden ga jij opnieuw met je team moeten delen na de migratie. Plan na de migratie van 20 mei even tijd in om dit in orde te brengen.

8. Wat wordt er van mij verwacht na de migratie (op 20 of 21 mei)?
  • Jouw persoonlijke handleiding met de te volgen stappen, ontvang je via mail. Belangrijk, er zijn 3 types gebruikers: medewerkers met een basis / beperkt account, medewerkers met een Intune laptop en medewerkers met een Domain account. Elk type gebruiker moet een ander stappenplan volgen. Check goed in jouw mail welke soort gebruiker jij bent en wat jouw stappenplan is. De verschillende stappenplannen kan je ook hieronder terugvinden. Plan op 20 of 21 mei een moment in om jouw acties uit te voeren.
  • Schakel je account op je iPhone, Android of iPad over. Dit doe je d.m.v. het volgen van de handleiding: Handleiding iPhone en iPad of Handleiding Android
  • Deel gedeelde mappen opnieuw met de juiste personen.
  • Deel gedeelde bestanden zoals OneNote/Excel of OneDrive mappen opnieuw met de juiste personen.
  • Synchroniseer SharePoint snelkoppelingen opnieuw.
  • Nodig gastgebruikers opnieuw uit voor teams of SharePoint kanalen.
9. Hoeveel tijd moet ik hiervoor vrijmaken?
  • Heb je een Intune laptop? Dat betekent dat jouw laptop opnieuw ‘ingerold’ moet worden zoals ze in ICT termen zeggen. Reken hiervoor voldoende tijd, ±2 uur. We adviseren je om op maandag 20 mei jouw laptop op te starten, verbinding met een netwerk te maken, je oplader aan te sluiten en de aangegeven stappen in de Handleiding Intune laptop te volgen. Zo kan je dinsdag 21 mei meteen vlot aan het werk.
  • Heb je een Domain laptop? Dan reken je hier best ±20 minuten voor. Wat je precies moet doen, vind je terug in de Handleiding Domain Laptop. Ook hier raden we aan om al maandag even je laptop op te starten zodat het systeem zijn werk kan doen.
  • Voor de installatie van je Apple/Android toestel plan je best ±20 minuten in.
  • Om bestanden opnieuw te delen:  5 – 20 minuten.
  • Om SharePoint opnieuw te synchroniseren: 5 – 10 minuten.
  • Om gast gebruikers opnieuw uit te nodigen: 5 – 20 minuten.
10. Hoe update ik mijn Teams meeting met de nieuwe link?

We raden aan om een nieuwe vergadering aan te maken en de ‘oude’ te annuleren. Hoe je dit best doet: je maakt een nieuwe meeting aan, neemt alle informatie over van de ‘oude’ meeting, verzendt het meeting request en je annuleert tot slot de ‘oude’ meeting.

TIPS voor de migratie van 20 en 21 mei: 
  • Heb je een Intune laptop? Probeer alvast op maandag 20 mei in te loggen en het systeem zijn werk te laten doen. Na ±2 uur gaat je laptop ge-update zijn en zo kan je dinsdagochtend gelijk aan het werk.
  • Heb je een Domain laptop? Probeer alvast in te loggen op maandag 20 mei en je laptop zijn werk te laten doen. Zo ga je dinsdag veel vlotter kunnen opstarten.
  • Plan dinsdagochtend een moment in om alles terug goed te zetten. Onder andere om je online meeting invites opnieuw te versturen. Alle Teams url’s zijn veranderd dus die ga je moeten updaten.
  • Heb je bepaalde belangrijke documenten die je in het weekend of dinsdagochtend nodig hebt? Stuur ze door naar je privé mail adres of gebruik een USB-stick.

Heb je hulp nodig? Contacteer ICT via ictservicedesk@hamiltonbright.com of via WhatsApp +316 306 56 875

Vous avez besoin d’aide ? Contactez ICT via ictservicedesk@hamiltonbright.com our par Whatsapp +316 306 56 875

Comme vous le savez, les ressources numériques du serveur Hamilton Bright sont en cours de transfert vers le serveur Advantage Smollan. C’est un travail important en coulisses, et vous avez également des tâches à accomplir à cet égard. Vous avez reçu les instructions nécessaires par courrier électronique. Pour vous aider davantage, nous avons préparé une liste des questions les plus fréquemment posées, qui devrait également répondre à votre question.

1. Où puis-je trouver les guides ?

Votre guide, basé sur votre profil d’utilisateur, vous a été envoyé par e-mail. Voici tous les guides répertoriés (cliquez sur le texte pour ouvrir le PDF) :

Guide Intune
Guide Domain
Guide pour Android
Guide pour IPhone en Ipad

2. À quels moments se déroule le déménagement numérique ?

Le déménagement définitif aura lieu les 17, 18 et 19 mai. Pendant le déménagement, le vendredi 17 mai après 17h00, le samedi 18 et le dimanche 19 mai, tu ne pourras pas utiliser ton ordinateur portable de travail. À partir du 20 mai, tu auras un accès complet au serveur Advantage Smollan. Cela devrait normalement être une copie exacte de ton environnement Hamilton Bright.

3. Qu’est-ce qui est transféré ?

Tes fichiers, tes e-mails, ton environnement Teams, ta structure de dossiers, toutes les données que tu possèdes et leur emplacement seront transférés vers le nouvel environnement. Tous les groupes Teams dont tu es membre seront également transférés.

4. Qu’est-ce qui n’est pas transféré ?

Tes paramètres locaux personnels, tels que l’arrière-plan du bureau, la signature de l’e-mail, les favoris dans ton navigateur et les conversations individuelles dans Teams ne seront pas transférés. De plus, ta liste de “fichiers récents” dans Office et les règles créées dans Outlook (rediriger/déplacer vers des dossiers) ne seront pas transférées. Enfin, les liens ou les connexions vers des fichiers dans Teams ne seront pas transférés. L’URL ne sera plus correcte et devra être mise à jour avec le lien correct.

Planifie donc un moment après la migration pour remettre ces éléments en ordre.

5. Quel est mon identifiant ?

L’identifiant avec lequel tu as vérifié si tous tes fichiers étaient correctement positionnés était un identifiant temporaire. Il se composait de ton nom d’utilisateur standard complété par @advsmo.onmicrosoft.com. Après la migration (à partir du 20 mai), tu utiliseras à nouveau ton identifiant d’origine, par exemple p.pieters@hamiltonbright.com, et le mot de passe associé pour accéder à ton compte Advantage Smollan définitif. As-tu des problèmes pour te connecter ? Contacte alors le service d’assistance informatique.

6. Comment installer l’application Authenticator sur mon téléphone portable ?

L’application Microsoft Authenticator est le moyen le plus sûr de se connecter et elle est obligatoire. Si vous n’avez pas encore l’application sur votre téléphone portable, téléchargez-la immédiatement. Les trois premières connexions peuvent se faire sans l’application, mais ensuite, vous ne pourrez plus vous connecter sans l’utilisation de l’application. Suivez les instructions à l’écran pour ajouter votre compte Hamilton Bright.

7. Qu’en est-il des fichiers et dossiers partagés (Excel, OneNote, Word, OneDrive…) ?

Il existe deux types de documents partagés : ceux que vous avez partagés et ceux qui ont été partagés avec vous. Les fichiers partagés avec vous devront être partagés à nouveau par l’administrateur après la migration. Les fichiers que vous avez partagés devront être partagés à nouveau par vous avec votre équipe après la migration. Prévoir du temps après la migration du 20 mai pour régler cela.

8. Qu’attend-on de moi après la migration (le 20 ou 21 mai) ?

• Votre guide personnel avec les étapes à suivre vous sera envoyé par e-mail. Il est important de noter qu’il y a trois types d’utilisateurs : les employés avec un compte de base / limité, les employés avec un ordinateur portable Intune et les employés avec un compte de domaine. Chaque type d’utilisateur doit suivre un plan différent. Vérifiez bien dans votre e-mail quel type d’utilisateur vous êtes et quel est votre plan. Vous pouvez également trouver les différents plans ci-dessous. Prévoyez un moment le 20 ou 21 mai pour effectuer vos actions.
• Changez votre compte sur votre iPhone, Android ou iPad. Suivez pour cela le guide : Guide iPhone et iPad ou Guide Android.
• Partagez à nouveau les dossiers partagés avec les bonnes personnes.
• Partagez à nouveau les fichiers partagés tels que OneNote/Excel ou les dossiers OneDrive avec les bonnes personnes. • Synchronisez à nouveau les raccourcis SharePoint.
• Invitez à nouveau les utilisateurs invités pour les équipes ou les canaux SharePoint.

8. Combien de temps dois-je prévoir pour cela ?

• Avez-vous un ordinateur portable Intune ? Cela signifie que votre ordinateur portable doit être réinscrit comme on dit en termes informatiques. Prévoyez suffisamment de temps pour cela, environ 2 heures. Nous vous conseillons de démarrer votre ordinateur portable le lundi 20 mai, de vous connecter à un réseau, de brancher votre chargeur et de suivre les étapes indiquées dans le Guide pour l’ordinateur portable Intune. Ainsi, vous pourrez travailler sans problème le mardi 21 mai. • Avez-vous un ordinateur portable de domaine ? Prévoyez environ 20 minutes pour cela. Les étapes à suivre se trouvent dans le Guide pour l’ordinateur portable de domaine. Là aussi, nous vous recommandons de démarrer votre ordinateur le lundi pour que le système puisse faire son travail.
• Pour l’installation de votre appareil Apple/Android, prévoyez environ 20 minutes.
• Pour partager à nouveau des fichiers : 5 à 20 minutes.
• Pour synchroniser à nouveau SharePoint : 5 à 10 minutes.
• Pour inviter à nouveau des utilisateurs invités : 5 à 20 minutes.

10. Comment puis-je mettre à jour ma réunion Teams avec le nouveau lien ?

Nous vous recommandons de créer une nouvelle réunion et d’annuler l’ancienne. Voici comment procéder : créez une nouvelle réunion, reprenez toutes les informations de l’ancienne réunion, envoyez la demande de réunion et enfin, annulez l’ancienne réunion.

CONSEILS pour la migration des 20 et 21 mai :

• Avez-vous un ordinateur portable Intune ? Essayez de vous connecter le lundi 20 mai et laissez le système faire son travail. Après environ 2 heures, votre ordinateur portable sera mis à jour et vous pourrez commencer à travailler sans problème le mardi matin.
• Avez-vous un ordinateur portable de domaine ? Essayez de vous connecter le lundi 20 mai et laissez votre ordinateur faire son travail. Cela vous permettra de démarrer beaucoup plus rapidement le mardi.
• Prévoyez un moment le mardi matin pour tout remettre en place correctement, notamment pour renvoyer vos invitations à des réunions en ligne. Toutes les URL de Teams ont changé, vous devrez donc les mettre à jour.
• Avez-vous des documents importants dont vous aurez besoin pendant le week-end ou le mardi matin ? Envoyez-les à votre adresse e-mail privée ou mettez-les sur une clé USB.